לשיחת ייעוץ עם מנכ"ל החברה
מערכות המידע הלוגיסטיות משפיעות על החלטות שמתקבלות לאורך יום העבודה: לאיזה מיקום ייכנס משטח, איזו הזמנה תלוקט קודם, באיזה רכב תצא הסחורה וכיצד יתועד מה שנמסר ללקוח. כדי שהמערכות יתמכו בפעילות, צריך להגדיר את התהליכים, את המידע ואת האחריות של כל גורם לאורך הדרך.
AGS מלווה חברות באפיון צרכים, בבחירת תוכנות לוגיסטיות ובהכנת מכרזים לספקים, וכן בליווי ההטמעה בהתאם להיקף הפרויקט. העבודה מחברת בין דרישות ההנהלה, הפעילות בשטח ומערכות המידע, כחלק מתהליך של תכנון וייעוץ לוגיסטי.
מתכננים לרכוש מערכת, להחליף תוכנה קיימת או לשפר את השימוש בה?
מערכת WMS מנהלת את הפעילות במחסן. מערכת TMS תומכת בתכנון ובניהול ההובלה וההפצה. פתרון POD מתעד את המסירה בפועל ללקוח. בכל פרויקט צריך להגדיר כיצד המידע עובר בין התחומים ואיזו מערכת אחראית לכל החלטה ולעדכון כל נתון.
| תחום | השם באנגלית | מוקד הפעילות |
|---|---|---|
| מערכת לניהול מחסן WMS | Warehouse Management System | קבלה, אחסון, ריענון, ליקוט, אריזה והכנה לשילוח |
| מערכת לניהול הפצה TMS | Transportation Management System | תכנון הובלות, הקצאת משאבים, מסלולים ובקרת ביצוע |
| מערכת לתיעוד מסירה ללקוח POD | Proof of Delivery | תיעוד מה נמסר, למי, מתי ואילו חריגים התגלו |
אלו תחומים תפקודיים. הם אינם מחייבים רכישה של שלוש תוכנות נפרדות: יכולות מסוימות יכולות להיכלל בחבילה אחת או במודול משלים. הבדיקה היא האם הפתרון המוצע נותן מענה לתהליך הנדרש ואיך הוא משתלב במערכות הקיימות.
WMS, ראשי תיבות של Warehouse Management System, היא מערכת לניהול ובקרה של תנועות המלאי ומשימות העבודה במחסן. היא מחברת בין הפריט, הכמות, יחידת המטען, מיקום האחסון והפעולה שצריך לבצע.
בהתאם ליכולות המערכת ולהגדרות הפרויקט, היא יכולה לתמוך בתהליכים הבאים:
קבלה וקליטה: התאמה לצפי קבלה, זיהוי פריטים ומטענים, תיעוד חוסרים, עודפים ונזקים והפניה לבקרת איכות.
אחסון ופיזור: הקצאת איתורים לפי מאפייני המטען, מגבלות המיקום וכללי האחסון.
בקרת מלאי: ניהול אצוות, מספרים סידוריים ותוקף, סטטוסים של מלאי וספירות מחזוריות.
ריענון וליקוט: יצירת משימות להשלמת מלאי במיקומי ליקוט, הקצאת מלאי להזמנות ותעדוף העבודה.
אריזה ושילוח: בקרת ההזמנה, איחוד מטענים והכנת הסחורה להעמסה.
החזרות ושירותי ערך מוסף: בדיקה ומיון של החזרות, הכנת קיטים, סימון או אריזה מחדש לפי הצורך.
לדוגמה, כשמלאי קיים באחסון הגבוה אך חסר באיתור הליקוט, נדרש תהליך שמזהה את הצורך, יוצר משימת ריענון ומסדיר את הטיפול בהזמנה הממתינה. האפיון צריך לקבוע את סדר הפעולות והעדיפויות ואת אופן האישור של כל תנועה.
המערכת פועלת בתוך מחסן עם מגבלות פיזיות. מיקום עמדות, רוחב מעברים, שיטות ליקוט וציוד שינוע משפיעים על התהליך שניתן ליישם. לכן אפיון WMS צריך להישען גם על תכנון מחסנים ומרכזים לוגיסטיים.
TMS, ראשי תיבות של Transportation Management System, תומכת בתכנון, בביצוע ובבקרה של הובלות. בהפצה ללקוחות היא מחברת בין ההזמנות שצריך לספק, המשאבים הזמינים והתחייבויות השירות.
בתהליך האפיון בוחנים אילו יכולות נדרשות: תכנון מסלולים, שיבוץ הזמנות לרכב ולנהג, שימוש במובילים חיצוניים, מעקב אחר ביצוע ובקרת עלויות. יש מערכות הכוללות גם יכולות רחבות יותר לניהול הובלה; חשוב לבדוק מה כלול בפתרון הספציפי.
תוכנית הפצה ישימה צריכה להתחשב באילוצים כגון קיבולת ומשקל, חלונות אספקה, זמני שירות באתר, התאמת הרכב למטען ומגבלות גישה ללקוח. באפיון מגדירים גם כיצד מטפלים בשינוי הזמנה, בעיכוב בהכנת הסחורה או במסירה שלא הושלמה.
החיבור למחסן חיוני: זמני הליקוט והאריזה צריכים לתמוך ביציאת הרכבים, וסדר ההעמסה צריך להתאים לצורכי הפריקה. כך אפשר לבחון את המסלול ואת מוכנות הסחורה כחלק מאותה תוכנית עבודה.
POD, ראשי תיבות של Proof of Delivery, הוא תיעוד המסירה. ביישום דיגיטלי משתמשים גם במונח ePOD, Electronic Proof of Delivery.
מערכת לתיעוד מסירה ללקוח POD מאפשרת לתעד את תוצאת המפגש עם הלקוח: מה נמסר, באיזו כמות, למי ובאיזה מועד. בהתאם לפתרון ולדרישות הארגון, התיעוד יכול לכלול חתימה, צילום, מיקום והערות על חוסר, נזק, סירוב לקבלה או מסירה חלקית.
המידע צריך להגיע לגורמים שממשיכים את הטיפול. מסירה חלקית, למשל, עשויה לדרוש עדכון לשירות הלקוחות, החלטה על אספקה משלימה או טיפול בהחזרה. את המשך התהליך ואת החיבור למערכת העסקית מגדירים מראש.
POD יכולה להיות יכולת בתוך TMS או פתרון שמתחבר אליה. חשוב לבדוק גם כיצד נשמר התיעוד, למי יש גישה אליו ומה קורה כשאין תקשורת בזמן המסירה.
ניקח הזמנה שמיועדת לאספקה בחלון זמן שנקבע עם הלקוח. המערכת העסקית מעבירה את פרטי ההזמנה, וה־WMS מנהלת את הקצאת המלאי ואת הכנתו. ה־TMS מתכננת את ההובלה תוך תיאום מול זמינות הסחורה. בזמן המסירה, פתרון ה־POD מתעד את הכמות שהתקבלה ואת החריגים.
אם חלק מהסחורה לא התקבל, נדרש עדכון שמאפשר להמשיך את הטיפול בהזמנה. סגירת המשלוח במחסן אינה מעידה בהכרח על מסירה מלאה ללקוח.
לכן באפיון מגדירים לכל ממשק את הנתונים שעוברים, כיוון ההעברה, מועד העדכון, אישור הקליטה והאחריות לטיפול בכשל. מגדירים גם כיצד מונעים עדכונים כפולים ואיך מזהים פער בין המערכות. רצף העבודה המדויק נקבע לפי מודל הפעילות של החברה.
מערכת ERP, Enterprise Resource Planning, מרכזת תהליכים עסקיים כגון רכש, מכירות וכספים. בחלק מהפתרונות קיימים גם מודולים מתקדמים למחסן ולהובלה.
צריך לבדוק האם היכולות הקיימות נותנות מענה לעומק התפעולי הנדרש. במקרים מסוימים נכון להרחיב מודול קיים; במקרים אחרים נדרשת מערכת ייעודית. הבחינה כוללת את התהליכים, הממשקים, יכולת היישום והעלות הכוללת לאורך זמן.
גם הבחירה בין ענן להתקנה מקומית נבחנת בנפרד מהבחירה בין מערכת ייעודית למודול ERP. אלו החלטות שונות, שאפשר לשלב ביניהן בדרכים שונות.
אנחנו בוחנים את תהליכי העבודה, היקפי הפעילות, תקופות השיא, מאפייני המלאי, דרישות השירות והמערכות הקיימות. מתעדים את הקשיים ואת הביצועים הנוכחיים כדי להגדיר מטרות שאפשר לבדוק בהמשך.
מגדירים תהליכים רצויים, חריגים, ממשקים, הרשאות ודוחות. לפי הצורך מכינים RFI, בקשה למידע, ו־RFP, בקשה להצעה. לכל דרישה חשוב לברר אם היא קיימת במוצר, דורשת הגדרה, מחייבת פיתוח או תלויה ברכיב נוסף.
מציגים לספקים תרחישים משותפים להשוואה, בוחנים את צוות היישום ואת המענה התפעולי, ומרכזים עלויות רישוי, ממשקים, התאמות, ציוד, הדרכה ותמיכה. הפערים וההנחות צריכים להיות ברורים לפני ההחלטה.
בהתאם להיקף הליווי המוסכם, העבודה כוללת בחינת האפיון המפורט, הכנת נתונים, תיאום בדיקות, הדרכות ומעקב אחר ההיערכות לעלייה לאוויר. מגדירים תנאי קבלה ואחריות גם לתקופת הייצוב.
כאשר הביצועים אינם מספקים, בוחנים תחילה את התהליכים, איכות הנתונים, ההגדרות והאופן שבו העובדים משתמשים במערכת. ממצאי הבדיקה מאפשרים להחליט אם נדרש שינוי תפעולי, מימוש יכולת קיימת, הרחבה או החלפה.
לא בהכרח. אפשר לתכנן יישום בשלבים, בהתאם לצורך ולתלויות בין המערכות. גם כשמתחילים במערכת אחת, חשוב להגדיר את הממשקים ואת האחריות על המידע.
לא. תחילה צריך לברר היכן נוצר הפער ומה ניתן לשפר במסגרת הפתרון הקיים. החלפה נבחנת מול חלופות לפי התאמה, סיכון ועלות.
מערכת WMS יכולה להשתלב במערך אוטומטי, לעיתים באמצעות מערכות ביצוע ובקרה נוספות כגון WES ו־WCS. חלוקת התפקידים תלויה בפתרון. יש להגדיר מי מקצה משימות, מי מפעיל את הציוד וכיצד מדווחים על השלמה ועל תקלות.
תיאור הפעילות והקשיים, רשימת המערכות הקיימות ונתונים בסיסיים על פריטים, הזמנות, מלאי והפצה. אם כבר התקבלו הצעות מספקים, כדאי לצרף גם אותן ואת מסמך הדרישות שעליו התבססו.
בחירת תוכנה לוגיסטית היא החלטה שתלווה את הארגון לאורך זמן. אפיון מסודר מאפשר להגדיר מה צריך להשתנות, מה נדרש מהמערכת ומה ייחשב ליישום מוצלח.
פנו ל־AGS לתיאום פגישה ראשונית ללא התחייבות, ונבחן יחד את הצרכים ואת היקף הליווי המתאים.