למה KPI לוגיסטי טוב לא בהכרח מעיד על מערכת בריאה
KPI לוגיסטי טוב לא תמיד מעיד על מערכת לוגיסטית בריאה. לפעמים אנחנו רואים מדדים בעליה אבל לא רואים מדדים אחרים בירידה כמו : זמן האספקה התקצר, אבל עלות השילוח עלתה. קצב הליקוט השתפר, אבל מספר הטעויות גדל. רמת המלאי ירדה, אבל החוסרים התרבו. כל מדד לוגיסטי מציג רק חלק מהפעילות. הוא לא תמיד חושף מה קרה לפניו או אחריו. הוא גם לא מראה מה קורה במחלקה אחרת. השאלה הנכונה אינה רק אם עמדנו ביעד. השאלה היא מה המערכת שילמה כדי לעמוד בו. מנהל שמסתכל על מדד בודד רואה חצי תמונה. מנהל שמסתכל על שני מדדים יחד רואה כבר סיפור שלם יותר. הפער הזה בין "עמדנו ביעד" ל"המערכת בריאה" הוא הנושא של המאמר הזה.
מדד מצוין יכול לייצר תוצאה גרועה
מדד לוגיסטי יכול להיות מחושב נכון לגמרי. הוא יכול להציג שיפור תפעולי אמיתי וברור. המדד עצמו, ברוב המקרים, אינו הבעיה. הבעיה מתחילה כשהשיפור בא על חשבון עלות. לפעמים המחיר הוא רווחיות, ולפעמים הוא שירות. חברה יכולה להגיע לשיעור גבוה של אספקות בזמן. היא עושה זאת דרך שליחויות דחופות ופיצול הזמנות. שעות נוספות הן מחיר נוסף שקל לפספס. השיפור התפעולי עלול להפוך להפסד כלכלי בפועל. עמידה ביעד אינה תמיד הצלחה עסקית. צריך לבדוק מה היה המחיר שלה, ולמי. דוח חודשי שמראה 98% עמידה בזמנים נראה מצוין על הנייר. הוא לא מספר כמה עלה להגיע לאחוז הזה.
מהירות במקום אחד יוצרת צוואר בקבוק במקום אחר
התהליך הלוגיסטי הוא רצף של תחנות תלויות זו בזו. האצה של תחנה אחת לא תמיד משפרת את הכול. צוות הליקוט יכול להגדיל את מספר ההזמנות בשעה. לכאורה זהו שיפור ברור ומיידי לכל הצדדים. בפועל, צוות האריזה לא תמיד עומד בקצב. נוצר לפניו תור, והזמנות מתעכבות בהתאם לכך. קליטת סחורה מהירה מדי היא דוגמה נוספת לתופעה. בדיקה חלקית מקצרת את זמן הקבלה ברמפה. בהמשך היא יוצרת פערים בין מלאי בפועל למלאי רשום. היא גם מעכבת הזמנות בהמשך השרשרת התפעולית. שיפור אמיתי צריך לקדם את כל התהליך יחד. שיפור בשלב אחד בלבד, בלי השאר, אינו מספיק. תחנה מהירה שמזינה תחנה איטית לא מזרזת כלום. היא רק מזיזה את העומס למקום אחר בתהליך.
כשהיעדים של המחלקות מושכים לכיוונים שונים
מחלקת הרכש מזמינה כמות גדולה כדי להוזיל מחיר ליחידה. מבחינת מדדי הרכש, זו הצלחה ברורה ומדידה. מבחינת המחסן, נוצרת צפיפות ועולה עלות האחסון. יש גם סכנה ממשית להצטברות מלאי מת. מחלקת ההפצה מצמצמת נסיעות כדי לחסוך בעלויות דלק. כתוצאה מכך, זמני ההמתנה של הלקוחות מתארכים בהדרגה. כל מחלקה נמדדת לרוב בנפרד מהאחרות בארגון. היא עלולה לשפר את נתוניה שלה בלבד. זה קורה על חשבון ביצועי השרשרת הלוגיסטית כולה. מחלקה מצליחה אחת יכולה להחליש שתיים אחרות. אף אחת מהמחלקות לא טועה כשהיא ממקסמת את המדד שלה. הבעיה נמצאת בתפר שבין המחלקות, לא בתוכן. כשאף אחד לא אחראי על התפר, איש לא רואה אותו.
כשהיעד מתחיל לנהל את העובדים
מדדים משפיעים ישירות על התנהגות העובדים בשטח. אנשים מתאימים את העבודה למדד שבוחן אותם. עובד שנמדד רק לפי מספר ליקוטים בשעה מגיב בהתאם. הוא עלול לדחות הזמנות מורכבות במיוחד. הוא עלול גם לקצר בדיקות חשובות בדרך. זו לא בהכרח כוונה מודעת לרמות. זו תגובה טבעית למערכת התמריצים שהארגון בנה. מדד צר מדי עלול לעודד התנהגות הפוכה מהרצוי. חיבור אגרסיבי מדי בין KPI לבונוס מסוכן. הוא עלול לפגוע בשיתוף הפעולה בין צוותים סמוכים. עובד טוב, במערכת מדידה גרועה, ייראה כמו עובד גרוע. עם הזמן, עובדים לומדים לעבוד למדד ולא ללקוח. זה פוגע באמון וגם בשירות בטווח הארוך.
מדדים לוגיסטיים צריכים להגיע בזוגות
לעבור מהצגת הבעיות לפתרון מעשי הוא הצעד הבא. לכל מדד מרכזי כדאי להצמיד מדד מאזן. המדד הנוסף בודק מחיר, סיכון או תופעת לוואי.
|
המדד המרכזי |
המדד שכדאי לבדוק לצדו |
|---|---|
|
זמני אספקה |
עלות משלוח ומספר משלוחים דחופים |
|
קצב ליקוט |
שיעור טעויות והחזרות |
|
דיוק מלאי |
תדירות תיקוני מלאי וחוסרים |
|
זמינות מלאי |
עודפים ומלאי שאינו נמכר |
|
ניצול שטח |
צפיפות וזמני תנועה במחסן |
|
עלות להזמנה |
איכות השירות וזמן טיפול בחריגים |
המטרה היא לבדוק כל הצלחה מזווית נוספת. די להרגיל את הארגון לשאול: ועל חשבון מה?
מדד טוב הוא מדד שמוביל להחלטה
כדאי לבחון כל KPI לוגיסטי דרך ארבע שאלות פשוטות. איזו החלטה המדד אמור לעזור לקבל בפועל? איזה חלק מהתהליך הוא לא מציג כלל? האם אפשר לשפר אותו תוך פגיעה במדד אחר? איזה נתון נוסף ישלים את התמונה החסרה? ארבע השאלות האלה לוקחות פחות מדקה למנהל. הן חוסכות טעויות מדידה שמתגלות רק בדיעבד. כדאי לשאול אותן פעם בחודש, על כל מדד מרכזי. לא כדי לפסול מדדים, אלא כדי להבין מה הם מסתירים.
מערכת בריאה אינה מערכת שכל מדדיה נמצאים בשיא. זו מערכת שיודעת לאזן בין כמה פרמטרים יחד. מהירות, עלות, דיוק, שירות והתמודדות עם עומסים. KPI לוגיסטי טוב מקדם את המערכת כולה, לא רק חלק ממנה. מדד שמשפר נתון אחד ומעביר את הבעיה הלאה אינו מעיד על הצלחה. הוא מעיד רק על כך שמישהו אחר, במקום אחר, ישלם את המחיר.
ב AGS אנחנו בודקים מדדים לוגיסטיים בדיוק בגישה הזו. אנחנו לא מסתפקים בבדיקת מדד בודד מול יעד. אנחנו מחפשים את המדד המאזן שמשלים את התמונה החסרה. אנחנו גם בודקים איפה בשרשרת נוצר המחיר הנסתר. כך אנחנו עוזרים למנהלי לוגיסטיקה לבנות מערכת מדידה שמשקפת מציאות תפעולית. זו מערכת שלא רק מדווחת הצלחה נקודתית, אלא באמת עובדת.
